W tym czasie Bill Gates zaczynał czuć presję ze strony Google’a. Jego konkurencja rozwijała się w zawrotnym tempie.  Inwestorzy, klienci i partnerzy Microsoftu zastanawiali się, jak odpowie na ruchy nowego gracza na rynku. Gates przygotowywał się więc do prezentacji, która miała pokazać ambitne plany Microsoftu. 

Plany nazywały się „Windows Live”. 

Wreszcie nadszedł 1 listopada, czas wystąpienia. W sali w San Francisco Bill wyszedł na scenę i szybko zaczął mówić o skalowalnych serwisach internetowych i ekosystemach. 

Pokazywał też slajdy takie jak ten:

Niestety, na twarzach tysięcy zebranych ludzi malowało się niezrozumienie. Po kilku dniach od eventu ani media branżowe, ani blogerzy nie potrafili powiedzieć, na czym polega rewolucyjność nowej strategii Microsoftu. 

Omawiane wystąpienie Gatesa zostało uznane za jedne z najgorszych w historii firmy. W porównaniu ze słynną prezentacją iPoda Steve’a Jobsa, która odbyła się 4 lata wcześniej, założyciel Microsoftu wypadł tragicznie.

Pikanterii całej historii dodaje fakt, że – patrząc z perspektywy czasu – Bill Gates opowiadał o naprawdę rewolucyjnych planach. 

Wśród nich były m.in.:

• wyszukiwarka z reklamami jak Google – dziś jest to Bing (należący do Microsoftu),  druga po Google największa wyszukiwarka w USA,
• biznesowy messenger z elementami social media – dziś jest to LinkedIn (należący do Microsoftu), którego używa ponad 500 mln ludzi, 
• dzwonienie z PC na inny PC i telefony – dziś jest to Skype i Teams (również należący do Microsoftu), którego miesięcznie używa ponad 300 milionów ludzi, 
• praca w real-time na jednym dokumencie – dziś jest to Office 365 używany przez ponad 155 milionów użytkowników,
• pakiet aplikacji biznesowych dla małych i średnich firm – dziś wyewoluowało to w Microsoft Dynamics, który jest jednym z 10 najpopularniejszych CRM-ów na świecie.

Choć mówi się, że taka reakcja widowni najczęściej wynika z nudy, powody mogą być inne. Z jednej strony to opisywana przez nas nieraz klątwa wiedzy. Z drugiej zaś – przeciążenie informacjami.

Tworząc prezentację, pamiętaj o ograniczeniach ludzkiego mózgu 

Wszyscy się zgadzają, że mózg ma swoje ograniczenia. Mimo to prezentacje często projektowane są tak, jakby ludzie byli komputerami, na które można wgrać niezliczone ilości danych. 15 bullet pointów, ogromne diagramy, niezrozumiałe buzzwordy – każdy z nas choć raz to przeżył.

Takie połączenie slajdów i dokumentów ma nawet swoją nazwę – „slajdumenty”.

Ponieważ nie jesteśmy komputerami, to na widok takiej prezentacji czujemy się przeładowani informacjami  i zaczynamy się „wyłączać”.

Wtedy albo patrzymy w okno, albo kierujemy uwagę na coś prostszego do przetworzenia jak np. sprawdzanie skrzynki mailowej czy scrollowanie Facebooka. 

Tak jak komputer potrzebuje mocy procesora i RAMu, żeby uruchomić skomplikowane programy i gry, tak samo nasz mózg potrzebuje zasobów uwagi by przetwarzać złożone informacje.

Tutaj z pomocą przychodzi nam psychologia i wiedza o tym, że pamięć dzieli się na roboczą i długotrwałą. 

Pamięć robocza jest jak nasza pamięć podręczna. To ona pozwala nam zrozumieć bardziej złożone zdania, choć nie jest pozbawiona wad – każdy z nas doświadczył jej niedoskonałości, gdy próbował zapamiętać numer telefonu lub listę zakupów. 

Ubytki w pamięci roboczej widujemy u starszych osób, które mogą gubić się w naszej wypowiedzi, zapominając, czego dotyczyły nasze słowa.

Po drugiej stronie barykady mamy pamięć długotrwałą. Dotyczy ona takich informacji jak np. data bitwy pod Grunwaldem czy imiona naszych przyjaciół. Luki w pamięci długotrwałej oznaczałyby zapominanie dawnych wydarzeń i wspomnień z naszego życia.

Jeżeli coś „nie zmieści się” w pamięci roboczej, prawdopodobnie nie trafi do pamięci długotrwałej. Innymi słowy – nasi widzowie nie zrozumieją ani nie zapamiętają tego, co powiedzieliśmy.

1) Idealna liczba informacji zależy od zaangażowania odbiorców

 Średnia liczba informacji, jaką jesteśmy w stanie utrzymać w pamięci roboczej, wynosi 7.

Wiemy to z opublikowanego w 1956 roku artykułu profesora George’a Millera (dlatego ta wartość bywa nazywana liczbą Millera).

W swoich badaniach psycholog sprawdzał, ile informacji mogą pomieścić niektóre rodzaje modalności zmysłowych takie jak pamięć słuchowa, pamięć wzrokowa itp. Zwykle wyniki oscylowały między 5 a 9 elementami. Średnia z tych wartości to właśnie magiczne 7.

Do tej liczby dodaje się +/- 2, aby podkreślić, że mówimy nie o bezwzględnej wartości, tylko o przedziale.

Jest tu jednak pewien haczyk: profesor psychologii Nelson Cowan w artykule z 2003 roku zwrócił uwagę, że osoby badane przez Millera były do tego stopnia zaangażowane w zapamiętywanie informacji, że mogło u nich dochodzić do wspomagania tego procesu m.in. przez pamięć długotrwałą.

W związku z tym możemy sobie pozwolić na przekazanie 5-9 elementów tylko wtedy, gdy wiemy, że widownia będzie zaangażowana w nasze wystąpienie.

Dobra wiadomość jest jednak taka, że kiedy nam się uda zaangażować odbiorców, to możemy ponad dwukrotnie zwiększyć możliwości ich pamięci. Właśnie dlatego wciągające prezentacje wspomina się nawet po latach.

Jeśli jednak istnieje ryzyko, że zaangażowanie widowni może się nie udać, to musimy dalej upraszczać nasz przekaz.

Cowan w swoich pracach próbował wyizolować „czystą” pamięć roboczą i ustalić jej limity. Tak doszedł do wniosku, że rzeczywista liczba informacji, jaką przechowuje ta pamięć, to 2-4 porcje danych. 

Wiemy już, że tworzenie 15 bullet pointów w stylu Billa Gatesa odpada. Nie jest to jednak żaden odkrywczy wniosek – wie to każdy, kto słuchał nudnej prezentacji. Ile w takim razie pokazać bulletów, aby utrzymać uwagę odbiorców?

Jednym z wniosków płynących z badań Cowana jest to, że kluczem do dobrej prezentacji danych może być ich porcjowanie. Należy to robić tak, aby naraz dostarczać od 2 do 4 jednostek informacji, czyli 2-4 wnioski na slajd. Nie więcej. 

2) Dwustopniowość informacji pomaga widowni przyswoić Twój przekaz

Drugi wniosek jest taki, że informacja powinna być dwustopniowa. Najlepiej gdy zaczyna się od krótkiego, streszczającego dany punkt hasła, a dopiero potem rozwija jego problematykę. 

Należy pamiętać, aby rozwinięcie nie było zbyt obszerne. Za przykład może posłużyć następująca lista zdań:

• Ciągły nadzór nad finansami – stałe połączenie z Internetem to nieprzerwany dostęp do ustalonych przez siebie limitów.
• Wdrażanie innowacji – nasza firma zaczyna realizować pomysły pracowników.
• Pan kanapka – od jutra w godzinach lunchu gościmy pana Wiesława z jego przepysznym asortymentem przekąsek.

Pierwsze hasło jest jak kontener, do którego nasi odbiorcy włożą dalsze informacje. Jeśli im go nie damy, ryzykujemy, że dane w głowach słuchaczy będą chaotycznie porozrzucane. 

W tym przypadku Bill Gates znów się nie popisał. Przeszedł od razu do napakowanych keywordami konkretów, nie dając ludziom żadnego szerszego kontekstu.

3) Wykorzystaj kolejność prezentowania informacji

Kolejny ważny element to kolejność, w jakiej prezentowane są informacje. Badania wskazują, że najlepiej zapamiętane elementy to początek i koniec prezentacji. Nieuwzględnienie tego faktu może pogarszać zapamiętywalność przekazu nawet 40%. 

To odkrycie nazywa się efektami pierwszeństwa i świeżości. Po raz pierwszy na tę zależność zwrócił uwagę pionier psychologii pamięci Herman Ebbinghaus w 1885 r.

Efekt świeżości i pierwszeństwa może być bardzo skutecznym narzędziem do wzmacniania perswazji. Istnieją dowody na to, że sama pozycja informacji może wpływać na długoterminowe lub natychmiastowe zachowania słuchaczy.  

Załóżmy, że zależy nam na działaniu długoterminowym lub oddalonym w czasie. Na przykład chcemy, aby nasi odbiorcy zastanowili się nad strategią swojego działu. Zgodnie z ustaleniami naukowców w takim przypadku powinniśmy umieścić ważną informację na początku.

 A jeśli liczymy na natychmiastowe działanie? Wtedy dużo lepszym pomysłem okazuje się umieszczenie komunikatu pod koniec prezentacji. Jak pokazują badania, efekt świeżości utrzymuje się w pamięci krócej, ale za to jest intensywniejszy.

Znacznie zwiększa to szansę na podjęcie działania krótko po usłyszeniu komunikatu. Dlatego tak zwane Call To Action, czyli hasła w rodzaju „Zamów teraz” czy  „Zapisz się na kurs”, umieszczane są na końcu prezentacji.

4) Zadbaj o warstwę wizualną

Ostatnim elementem, który wpływa na odbiór naszego przekazu, jest jego warstwa wizualna.

Według teorii podwójnego kodowania profesora Allana Paivio rozumiemy informację na dwóch poziomach – słownym i obrazowym. Jeśli widzimy sam tekst lub sam obraz, to trudniej nam zrozumieć przekaz, niż kiedy dostajemy tekst z trafnie dobranym obrazem.

Według licznych badań Paivio odpowiednie połączenie przekazu słownego z obrazowym pozwala nam lepiej rozumieć i zapamiętywać informacje.

Obraz musi być jednak trafnie dobrany. To oznacza, że wykorzystane grafiki powinny ułatwiać zrozumienie materiału, a nie tylko być atrakcyjnym dodatkiem do tekstu.

Jeśli robimy prezentację na temat strategii firmy i wrzucimy stockowe zdjęcie ludzi trzymających się za ręce, nie będzie to obraz, który ułatwi zrozumienie materiału. Jeśli jednak umieścilibyśmy prosty diagram pokazujący główne elementy strategii, to jak najbardziej spełni to kryteria teorii profesora Paivio.

Należy przy tym pamiętać, że wciąż obowiązują nas ograniczenia pamięci roboczej. Taki slajd, choć wizualny,  bez omówienia treści przytłoczy widownię, przez co odbiorcy szybko się wyłączą.

Podsumowanie

Aby prezentacja była zrozumiała, należy przede wszystkim poznać osoby, do których będziemy ją kierować. Pozwoli to ocenić ich poziom zaangażowania. Jeśli jest wysoki, to warto umieszczać na jednym slajdzie do 7 porcji informacji. Jeśli niski – należy dążyć do zmieszczenia się w 2 lub 3 elementach.  

Ponadto informację należy podzielić na dwa poziomy: krótkie hasło i nieco dłuższe wyjaśnienie.

Informacje umieszone na początku i na końcu zostaną znacznie lepiej zapamiętane niż te w środku prezentacji.

Pamiętajmy też o tym, aby umieścić w tych miejscach najbardziej kluczowe wiadomości. Informacja zawarta na początku podnosi szansę działania w dłużej perspektywie czasowej, natomiast informacja umieszczona na końcu zwiększa prawdopodobieństwo natychmiastowego działania.

Dodanie atrakcyjnych wizualizacji pozwala na łatwiejszy odbiór i dłuższe zapamiętanie naszego przekazu.

Należy jednak mieć na uwadze, że obraz ma wspomagać rozumienie treści, a nie być tylko ozdobą.

W ExplainVisually pomagamy przekazywać skomplikowane rzeczy w prosty sposób już od 2014. Przez te lata pracowaliśmy dla takich firm jak IKEA, Pfizer czy ING. Jeżeli chciałbyś dowiedzieć się co robimy, zapraszam do zapoznania się z naszą ofertą: