Digital Graphic Rcording: Cyfrowy zapis graficzny w czasach zarazy

Wstęp

Coraz więcej firm interesuje się digital graphic recordingiem (DGR), czyli cyfrowym zapisem graficznym spotkania, który odbywa się w czasie rzeczywistym.

Wynika to z tego, że szkolenia, konferencje i spotkania biznesowe przeniosły się do świata internetu. Nie byliśmy do tego przyzwyczajeni na aż tak masową skalę, jaka ma miejsce teraz za czasów koronawirusa i z trudem przychodzi nam przestawienie się na online’ową formę interakcji z innymi ludźmi.

I właśnie tutaj do akcji wkracza digital graphic recording (DGR). Cyfrowy zapis graficzny spotkania ma wiele zalet: zwiększa skupienie słuchaczy, angażuje ludzi, zwiększa zapamiętywanie, pomaga w rozwiązywaniu problemów poruszanych podczas rozmowy… by wymienić tylko kilka z nich (reszta w podpunktach niżej).

Choć zarówno tradycyjny graphic reocording (zapis graficzny) czy jego cyfrowa odmiana, czyli digital graphic recording (cyfrowy zapis graficzny) to nic nowego, od lat obserwujemy ciągły wzrost jego popularności. Pisano o nim już w 2015 na Contentic.io, w 2016 w InnPoland, w 2017 w TygrysyBiznesu.com.pl, w 2020 we Wprost (a w 2017 można było o tym posłuchać w TOK FM).

A jak powstaje taki digital graphic recording? A na przykład tak:

Praca z domu. Spotkania z domu. Konferencje z domu…

Firmy na całym świecie zamykają swoje biura i przenoszą się z pracą… do internetu.

Alphabet zalecił wszystkim swoim pracownikom w Ameryce Północnej, Europie, Afryce i na Bliskim Wschodzie, by pracowali zdalnie do 10 kwietnia. Podobne zalecenia wydali giganci branży technologicznej i informatycznej, w tym Microsoft czy Apple.

A co idzie za wzrostem liczby osób pracujących zdalnie? To, że więcej osób korzysta z narzędzi, które taką pracę umożliwiają.

Zoom – firma, która stworzyła platformę do wideokonferencji – w marcu odnotowała dwukrotny wzrost wartości firmy na rynku. W pewnym momencie jej aplikacja była na pierwszym miejscu najczęściej instalowanych w iOS Apple’a. Dużym zainteresowaniem cieszą się też inne aplikacje służące do wideokonferencji, jak Microsoft Teams, Hangout Meets czy Google Classroom.

Sama możliwość porozmawiania zdalnie z resztą zespołu lub z uczestnikami warsztatu / konferencji to jednak dopiero pierwszy krok na długiej drodze do mety. A metą w tym wypadku może być: dojście do wspólnych wniosków, ustalenie planu działania, zapamiętanie informacji ze szkolenia, itd.

W przypadku spotkań zdalnych DGR (digital graphic recording) znacznie podnosi szanse na osiągnięcie naszego celu.

Co to jest DGR

Czym jest właściwie digital graphic recording (cyfrowy zapis graficzny)? To graficzno-tekstowy zapis treści rozmowy / spotkania / szkolenia / konferencji, który uczestnicy widzą na ekranie rzutnika bądź komputera. Zapis odbywa się w czasie rzeczywistym, dzięki czemu każdy może na bieżąco śledzić jego postęp. Poniżej przykład z mojego przepastnego archiwum:

DGR (digital graphic recording) Greg Albrecht, Jeronimo Martins

Pisałam o zapisie graficznym w tych wpisach na moim blogu:

Z DGR korzystają już od jakiegoś czasu wielkie korporacje, firmy eventowe i szkoleniowe, ale i małe firmy, które chcą iść z duchem czasu. I które powoli zaczynają rozumieć, że człowiek nie jest stworzony do tego, żeby siedzieć na tyłku przez osiem godzin i przetwarzać informację gapiąc się po prostu na osobę mówiącą (albo – co nawet jeszcze straszniejsze – na marnie przygotowane slajdy).

8 zalet Digital Graphic Recordingu

1. Większe skupienie

Kiedy brakuje nam bodźców, przeskakujemy z okna do okna, scrollujemy po stronach internetowych, sprawdzamy maila itd. Digital graphic recording dostarcza nam tych bodźców – nie potrzebujemy ich szukać gdzie indziej, możemy się skupić na treści spotkania (szczególnie gdy jest długie).

2. Więcej zapamiętanych informacji

Nie jesteśmy komputerami – bez właściwej formy podania treści możemy szybko czuć się przeładowani informacjami (i w konsekwencji odciąć swoją przeładowaną uwagę). To trochę tak, jakby ktoś próbował wcisnąć na raz do ust czterdzieści krówek. Albo włożyć do pralki dywan wielkości 10metrów na 10 metrów. No nie da się. Zwyczajnie się nie zmieści. Tak samo nie da się ani skupić na dużej ilości informacji naraz, ani też nie da się ich wszystkich przetworzyć i zapamiętać. A obrazy – co potwierdzają badania* – ułatwiają zapamiętywanie.

Pokazują to badania. Weźmy choćby dwa poniższe:

Badania prof. Wisemana:

Jak możemy przeczytać w naszej eksplejnowej bazie wiedzy ExplainEDvisualy.co prof. Richard Wiseman, jeden z najsłynniejszych psychologów na świecie, przeprowadził badanie, pokazując 1000 osobom dwa rodzaje filmów. [zobacz film o badaniu] W jednym z nich przedstawiał informacje jako „gadająca głowa”. W drugim z kolei użył animacji rysunkowej, z tym samym podkładem głosowym. Okazało się, że uczestnicy badania woleli oglądać animację, chętniej również się nią dzielili ze znajomymi. Szczególnie interesujące było to, że osoby oglądające whiteboard animation zapamiętały o 15% więcej informacji niż ci, którzy oglądali zwykły

Badania CZIITT (przy których maczałam swoje paluszki wspólnie z Mazankami)

Jak wynika z badań przeprowadzonych przez Centrum Zarządzania Innowacjami i Transferu Technologii Politechniki Warszawskiej w listopadzie 2018 roku:

„Wykorzystanie myślenia wizualnego do prezentowania informacji wpływa pozytywnie na ich przyswajanie przez odbiorców. Taki obraz wyłania się z analizy statystycznej odpowiedzi 1046 respondentów. Film przedstawiający tekst mówiony wzbogacony o wizualizację pozwolił na zapamiętanie więcej informacji niż ciągły tekst wyświetlany na ekranie urządzenia respondenta.”

(tutaj można zobaczyć skróconą wersję pełnego raportu w bardziej przystępnej wizualnej formie, a tutaj tą samą skróconą prezentację, ale po angielsku ;P)

3. Unaocznienie zagadnień

Doświadczony graphic recorder przetwarza usłyszane informacje i prezentuje się w spójnej graficznie formie. Dzięki temu łatwiej uczestnikom (dosłownie) zobaczyć powiązania między różnymi pomysłami czy projektami, które w przypadku zdalnego spotkania bez takiej formy zapisu treści mogłyby umknąć niezauważone. To pomaga w rozwiązywaniu problemów i pobudza kreatywne podejście do tematu.

4. Atrakcyjna notatka ze spotkania

Uczestnicy zostają z graficznym zapisem ze spotkania, do którego mogą wrócić, gdyby o czymś zapomnieli.

W przypadku warsztatów organizatorzy mają dodatkowo gotowy materiał, którym mogą się pochwalić na swoich social mediach i podzielić z uczestnikami wydarzenia.

5. Większa efektywność informacji
(czyli np. lepsze zrozumienie instrukcji)

Badania pokazują, że lepiej rozumiemy instrukcje obrazkowe. Pisałam o tym tutaj w blogpoście na temat użycia myślenia wizualnego w medycynie i pisaliśmy też w artykule na stronie ExplainVisually. Co prawda oba artykuły dotyczą instrukcji medycznych, ale mechanizm jest taki sam dla wszystkich branż i dziedzin życia.

Dlatego jeśli szef firmy, działu marketingu czy sprzedaży chce skuteczniej przekazać pracownikom nowe wytyczne czy firmowe instrukcje, cyfrowy zapis graficzny może w tym pomóc.

6. Pomaga podsumować spotkanie

Gdy spotkanie dobiegnie końca, osoba prowadząca może je podsumować, korzystając z powstałego w jego trakcie rysunku (oczywiście ma to największy sens wtedy, kiedy zapis graficzny jest tworzony w „miejscu” widocznym dla wszystkich). A uczestnicy mogą to na bieżąco śledzić na swoich domowych urządzeniach. To porządkuje wiedzę i pozwala uniknąć niedomówień.

7. Pozwala się wyróżnić

To szczególnie istotne teraz, kiedy wszystko przenosi się online. Jesteśmy zarzucani kursami i eventami online… Każdy chce pokazać, że jest inny, lepszy, a jego produkt niepowtarzalny. DGR może być taka wartością dodaną.

8. ZDALNY zapis graficzny jest… tańszy!

I jeszcze jeden argument, który może przekonać organizatorów zdalnych spotkań, szkoleń czy konferencji w czasach zarazy (czytaj: koronawirusa) do sensowności zdalnego cyfrowego zapisu graficznego.

Cyfrowy zapis graficzny wykonywany przez skrybę wizualnego zdalnie, z jego domowych pieleszy jest często sporo TAŃSZY niż zapis graficzny wykonywany sprzed czasów koronawirusa.

Graphic recorder nie musi już teraz, przy zdalnym uczestnictwie w wydarzeniu, doliczać do swojego wynagrodzenia ani kosztów dojazdu na miejsce wydarzenia, biletów parkingowych, taksówek, uberów, nie musi doliczać noclegu, ani na przykład kosztów wynajmu potężnej tablicy do wykonania zapisu metodą tradycyjną. Odchodzą zatem dodatkowe koszty (równe często kilkuset złotym!).

Jak zatem widać, zalet cyfrowego zapisu graficznego (także w wersji zdalnej) jest naprawdę sporo. Przy takim ich ogromie aż dziw, że nie jest to standard przy właściwie każdej nadarzającej się ku temu okazji…

Możemy naprawdę łatwo, rękami i głową doświadczonego graphic recordera sprawić, żeby uczestnicy spotkania byli bardziej skupieni a przy tym więcej (i w dodatku lepiej!) zrozumieli główne idee spotkania.

Do czego wykorzystać (remote) digital graphic recording?

Cyfrowy zapis graficzny (także w wersji zdalnej, czyli remote digital graphic recording) może nam się przydać podczas:

Wideokonferencji
Stategicznych spotkań online w firmie
Nauczania online
Warsztatów
Spotkań online z klientem
I wielu, wielu innych okazji.

Poniżej trzy przykłady mojego zdalnego cyfrowego zapisu graficznego już z czasów koronawirusa:

Jeśli masz pytania albo jesteś zainteresowana/y tego typu usługą, zapraszam do kontaktu kontakt@klaudiatolman.pl. Zapisem graficznym zajmuję się od 2013 roku i (do stycznia 2020) zrobiłam go już 103 razy na przeróżnych wydarzeniach zamkniętych i otwartych, przy trzystu osobach obserwujących efekty mojej pracy, jak i przy czterech osobach. Będziecie, mylypaństo, zadowoleni.

Klaudia Tolman

Razem ze śp. Michałem (moim ówczesnym narzeczonym) jestem współzałożycielką ExplainVisually. Na początku istnienia firmy byłam twórczym 3w1: pisałam scenariusze, storyboardy i rysowałam filmy. Tak było przez pierwsze 84 filmy, ale w sierpniu 2016 oddałam to kreatywnym bestiom z naszego #dreamteam, a sama skupiłam się na pozafilmowym obszarze naszej agencji: 1. prowadzę szkolenia (uczę komunikacji wizualnej), 2. robię graphic recording (zapis graficzny, czyli rysunkowa esencja z wydarzeń), 3. jestem facylitatorem graficznym (pomagam grupom wypracowywać wartościowe rezultaty) i 4. zwierzem scenicznym (sporo występuję publicznie). Mam swój rubaszny, radosny, bezkompromisowo szczery styl pełen charyzmy i eksperymentowania. Prywatnie: zakochanam w Bartku i naszych 4 podwórkowych kotach-alergenach, a w wolnych chwilach ekscytuję się stand-upem i grzebaniem w ziemi w naszym podwarszawskim ogrodowym warzywniku.